MEJORE LA CONCENTRACIÓN EN SU TRABAJO

MEJORE LA CONCENTRACIÓN EN SU TRABAJO


Cuando estamos trabajando, el tiempo promedio sin interrupciones es inferior a los diez minutos. Muchas interrupciones vienen del entorno: nuestros compañeros, el teléfono, las tareas de último minuto. Otras tantas interrupciones las ocasionamos nosotros mismos y afectan la calidad de nuestro trabajo tanto como las distracciones externas. Aquí hay 5 tips que le ayudarán a disminuir las desconcentraciones que usted mismo se provoca y así mejorar la eficiencia de su trabajo:

1. Ordene su mesa: Muchas personas tendemos a amontonar los papeles sobre nuestra mesa de trabajo. Cada papel que usted agrega aumenta la sensación de desorden, le recuerda que algo sigue pendiente, le estresa y por lo tanto aumenta su cansancio. Mantenga sobre la mesa solo los papeles, archivos y libros que correspondan estrictamente al proyecto más reciente. Guarde en un cajón superior los demás proyectos importantes, y seleccione el siguiente apenas termine con el actual. Los documentos muy poco importantes (faxes, memos, folletos) guárdelos en un cajón inferior y revise este cajón una vez al mes al final de una tarde, decida rápidamente si puede tirarlo, si es mejor dejarlo en el cajón un poco más, y si va a
tomar acción sobre alguno de ellos, es el momento. Más del 90% de los papeles poco importantes acabaran en el basurero.

2. Correspondencia: No deje que se le acumule, ni pierda mucho tiempo en ella. Si una carta no requiere una respuesta formal y es algo sencillo, escriba la respuesta sobre la misma carta y entréguela. Lo mismo es válido para los e-mails, seleccione "responder" y digite concretamente su respuesta, no se preocupe del formato. Si la correspondencia necesita una respuesta más concreta, céntrese en los aspectos importantes y no se ande con rodeos. Solo guarde copias de la correspondencia cuando sea absolutamente necesario.

3. No pierda el tiempo haciendo llamadas: Cuando le dejan recados de llamadas telefónicas porque usted no se encontraba en la oficina,devuelva las llamadas en horas en que usted sabe que es más probable que la persona esté. A las personas que usted nunca puede encontrar en la oficina y que requieren de usted, llámelas una sola vez, sino las encuentra y sabe que realmente requieren de usted, no se preocupe y deje que sean esas personas las que traten de ubicarlo.

4. Deje de dar largas a las cosas: Cuando tenga una tarea por hacer, fíjese una fecha límite y póngala por escrito. Cuando las cosas tienen una fecha de terminación las tomamos más seriamente porque sabemos que no podemos retrasarnos. Deje de pensar "tengo que hacerme cargo del proyecto XYZ", sino más bien escriba "el proyecto XYZ debe estar terminado el 20 de agosto"

5. Divide y vencerás: No aborde problemas complejos como un todo, solo conseguirá frustrarse cuando no encuentre solución. Divida cada meta en partes de manera que que al final tenga un conjunto de actividades más sencillas y fáciles de controlar que una vez que se ejecuten solucionarán el problema. Asigne fechas de terminación para cada tarea y ejecútelas en orden. Concéntrese en una sola tarea a la vez para que no se sienta desmotivado y para poder cumplir con las fechas fijadas.